Actuating dalam Manajemen

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

MENCAPAI ACTUATING MANAGERIAL YANG EFEKTIF

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

1.      Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1.      Tugas itu sendiri

2.      Tugas lain yang ada hubungannya

3.      Ruang lingkup tugas

4.      Tujuan dari tugas

5.      Delegasi wewenang

6.      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

2.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

a.       Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

b.      Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

c.       Perintah formal dan informal

  Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

                      

SUMBER:

Bennis, Warren. 1994. Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader). Elex Media Komputindo.

Actuating dalam Manajemen

     Pengertian dan Pentingnya Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.      Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

4.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

SUMBER :

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&ved=0CD8QFjAE&url=http%3A%2F%2Fyudhaboender.files.wordpress.com%2F2010%2F11%2Factuating-manajemen.docx&ei=Hml4UtqoMMK5rgfXvoHYBg&usg=AFQjCNE9tB4-RjD4bOASumKnSavtHn7Kjw

Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

Pengorganisasian Struktur Manajemen

MANFAAT DAN KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL

Struktur Fungsional

Organisasi Fungsional merupakan organisasi yang relative sederhana di mana di bawah pemimpin tertinggi perusahaan/CEO (Chief Executive officer) langsung kepala fungsi fungsi yang ada dalam perusahaan tersebut.

Bentuk struktur organisasi fungsional seringkali di gunakan oleh perusahaan kecil yang menawarkan jajaran produk yang terbatas, karena memungkinkan sumber daya yang khusus dapat digunakan dengan efisien. 

Berikut manfaat atau kelebihan dari organisasi fungsional sebagai berikut:

·         Efisiensi (melalui spesialisasi)

·         Keahlian fungsional

·         Definisi tanggung jawab yang jelas

·         Diferensiasi dan delegasi keputusan (operasional sehari-hari)

·         Pengendalian sentralisasi (keputusan strategik)

·         Hubungan yang erat antara struktur dan strategi (unit terpisah)

·         Pimpinan (CEO) dapat menyentuh/memegang seluruh operasi

·         Mengurangi mekanisme kendali

Sementara kekurangan/kerugian organisasi fungsional sebagai berikut:

·      Persaingan atau konflik fungsional dan spesialisasi yang sempit

·      Kesulitan dalam koordinasi fungsional dan pengambilan keputusan antarfungsi

·      Keterbatasan pengembangan manajer umum (general manager)

·      Potensi untuk konflik antarfungsi  (fungsional, bukan bisnis)

·      Manajer senior mempunyai (ketiban) banyak pekerjaan rutin/melupakan issu strategic

·      Sulit untuk beradaptasi

Struktur Divisional

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga  mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Koordinasi antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat
• Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
• Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan
• Kesempatan karir lebih terbuka
• Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi
• Beban rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis

Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

SUMBER :

Hutabarat, J, Huseini.M.Proses, formasi & Implementasi Manajemen Strategik kontemporer : Operasionalisasi Strategi. Elex Media Komputindo.

Sumber : Samuel C. Certo & J.Paul Peter, Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm

Pengorganisasian Struktur Manajemen

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses membagi kerja ke dalam komponen-komponen yang dapat dikelola dan mengkoordinasikan hasil-hasil agar tercapai tujuan-tujuan. Pengorganisasian ini bermanfaat, karena jelas siapa menjalankan apa, siapa bertanggung jawab atas siapa, arus komunikasi dan memfokuskan sumberdaya pada tujuan.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur adalah pola hubungan komponen atau bagian suatu organisasi. Struktur merupakan sitem formal hubungan kerja yang membagi dan mengkoordinsikan tugas orang dan kelompok orang agar tujuan tercapai.

Struktur dibedakan dari proses. Struktur merupakan susunan subsistem dan  komponen dalam ruang tiga dimensi pada suatu waktu, sedang proses adalah perubahan  dinamis dalam bahan, energi atau informasi dari sistem tersebut menurut waktu.

Struktur itu sifatnya relatif stabil, statis, berubah lambat atau memerlukan waktu untuk penyesuaian-penyesuaian, sedang proses berubah cepat dan dinamis.

Struktur merupakan komponen organisasi di samping fungsi dan hubungan, sedang proses merupakan sesuatu yang dinamis yang terjadi di dalam organisasi seperti pendelegasian, pengarahan, pengkoordinasian, komunikasi, motivasi, proses mempengaruhi, kepemimpinan, rasa tak puas, konflik dan lain-lain.

Seperti diketahui organisasi adalah wadah kegiatan (perencanaan: tujuan, strategi, kebijaksanaan dan program). Di dalam organisasi maka struktur yang dikenal dapat bersifat formal maupun informal. Struktur formal tergambar dalam peta organisasi yang menunjukkan posisi kerja, jenis kerja yang dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok atau komponen sub bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi. Struktur informal adalah organisasi bayangan, struktur di belakang struktur, suatu struktur tak resmi berdampingan dengan struktur formal.

Stoner dan Wankell (1986: 243) membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antarbagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan.

PENGORGANISASIAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Struktur formal dan informal

Pada dasarnya, terdapat dua tipe dasar dari struktur yang ada dalam system manajemen yaitu:

1. Struktur formal

Struktur formal didefinisikan sebagai hubungan diantara sumber daya-sumber daya organisasional. Struktur formal terutama disajikan dengan bagan organisasi.

2. Struktur Informal

Struktur informal didefinisikan sebagai pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal. Struktur informal berevolusi secara alami dan cenderung didasari oleh norma, nilai, dan/atau social dari individu. Struktur informal hidup bersama dengan struktur formal tetapi tidak berarti identik dengannya.

SUMBER: 

Djatmiko, Y. H. 2008. Perilaku Organisasi. Alfabeta:Bandung.

http://www.unhas.ac.id/lkpp/ternak/Veronika.pdf

Siswanto.2005. Pengantar Manajemen.Bumi Aksara: Jakarta

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11-dasar_dasar_pengorganisasian.pdf

JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Perencanaan pada tingkatan manajemen organisasi dibedakan dalam tiga jenis perencanaan yaitu sebagai berikut.

1)      Perencanaan strategi dibuat oleh manajemen puncak dengan jangka panjang untuk kurun waktu lebih dari lima tahun yang memperlihatkan tujuan organisasi dalam posisi dengan lingkungan.

2)      Perencanaan taktis dibuat oleh manajemen puncak dan menengah dengan jangka waktu 1 sampai 5 tahun yang didalamnya mengatur sumber-sumber yang akan digunakan untuk menolong organisasai dalam mencapai tujuan strategis.

3)      Perancanaan operasional dibuat oleh manajemen menengah dan bahwa untuk jangka waktu kurang dari 1 tahun. Rencana ini sifatnya spesifik dan berwujud yang didalamnya terdapat resiko, akan tetapi biasanya banyak informasi yang masuk ketangan manajer dalam pengambilan keputusan.

Sumber : Arifin,I , Wagiana, G.H.2007.Membuka Cakrawala Ekonomi.Bandung: PT Setia Purna Inves

MANFAAT PERENCANAAN

Sebagai langkah awal dari suatu kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan, perencanaan memiliki manfaat-manfaat sebagai berikut:

1)    Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan terorganisasi menuju arah yang sama.

2)    Perencanaan yang disusun berdasarkan penelitian yang akurat akan menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

3)    Perencanaan memuat standar-standar atau batas-batas tindakan dan biaya sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan

4)    Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan, sehingga aparat pelaksana memiliki irama atau gerak dan pandangan yang sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Berikut juga manfaat dari perencanaan itu sendiri adalah:
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh perencanaan (1) membantu pengelola organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (2) membantu kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama; (3) memungkinkan pengelola organisasi memahami keseluruhan gambaran operasi secara lebih jelas; (4) membantu penempatan tanggung jawab akan lebih tepat; (5) menyediakan cara pemberian perintah untuk beroperasi; (6) memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; (7) membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami; (8) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan (9) menghemat waktu, usaha, dan dana.

Sumber:

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan-manfaat-perencanaan/

Alam,S.2007. Ekonomi.Erlangga

Bastian, Indra.2007.Akuntansi untuk LSM dan Partai Politik.Erlangga.

Langkah - Langkah dalam Menyusun Perencanaan

Proses penyusunan rencana melibatkan pemikiran ke depan berkaitan dengan apa yang akan diperbuat dengan sumber daya yang tersedia. Dalam menyusun perencanaan yang baik, seorang manajer akan memperhitungkan berbagai pertimbangan berkaitan dengan pengembangan organisasi yang dikelolanya seperti berikut:

1.     Menganalisis dan melakukan prediksi untuk masa yang akan datang.

2.     Menetapkan sasaran jangka panjang dengan menentukan sasaran yang ingin dicapai dan menetapkan hasil yang menjadi target dan tujuan akhir.

3.     Menentukan berbagai kebijakan berkaitan dengan metode kerja yang akan diterapkan.

4. Menyusun jadwal / program yang harus dilakukan dalam rangka pengembangan organisasi.

5.     Melakukan evaluasi anggaran keuangan, dengan menetapkan sumber-sumber keuangan dan mengalokasikan pos-pos pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan pelaksanaan rencana.

Dengan menyusun perencanaan dalam sebuah organisasi diharapkan setiap bentuk kegiatan akan lebih terfokus pada sasaran yang telah ditetapkan, kinerja lebih efektif, memotivasi pegawai untuk lebih giat dan berprestasi, memudahkan pengawasan, serta memudahkan manajer dalam pengambilan keputusan.

Sumber : 

Supar,M. 2007. Ekonomi 3. Jakarta: Yudhistira Quadra.